Waarom deze afspraken en voor wie gelden ze?

· Basisschool de Bron in Hengelo maakt voor de oudercommunicatie gebruik van Social Schools. Om dit in goede banen te leiden maken we met elkaar afspraken, en die zijn in dit document beschreven. In beginsel gelden deze afspraken ook voor andere communicatiekanalen zoals de website van de school.

· De afspraken gelden voor alle leerkrachten en ander personeel van de school, zoals de directie, IB-er, conciërge en Lio-stagiaire, maar ook voor de ouders (en/of de officiële vertegenwoordigers) van de leerlingen, de MR leden en oudervertegenwoordiging. Daarnaast wordt deze afspraken gedeeld met externe partijen, waaronder peuterspeelschool.

Waar gaan we van uit?

· We schrijven alle berichten in correct en begrijpelijk Nederlands op een bij onze doelgroep passend niveau. We houden rekening met de algemene fatsoensnormen en schrijven met een professionele toon. Dit geldt ook voor de ouders wanneer zij reageren op berichten.

· We communiceren als leerkrachten en personeelsleden van de school met de verzorgers met het ouderlijk gezag (ouders) van de leerlingen.

· Vanuit de school beoordelen en beslissen wij welke ouders aan de groepen toegevoegd worden. Deze rol is neergelegd bij de beheerders (de leerkrachten), waarbij in complexe situaties overlegd wordt met de directie.

· Leerkrachten kunnen binnen de eigen groepen berichten en beeldmateriaal plaatsen en lezen. Ouders kunnen de berichten lezen en reageren op deze berichten. De leerkrachten reageren in beginsel niet op de reacties van de ouders.

 

· MR leden en de leden van de Ouderraad kunnen berichten versturen aan de ouders via Social Schools; berichten worden door hen geplaatst met toestemming van de directie.

· De leerkrachten (en andere personeelsleden van de school) plaatsen berichten in het portaal vanuit hun rol als professional / leerkracht van de school. Daarbij worden de ouders op passende en professionele wijze aangesproken, rekening houdend met de aard van het bericht.

· Berichten op de groepspagina gaan altijd over de school of over de groep, niet over individuele kinderen. Daarvoor zetten we de 1-op-1-communicatie (persoonlijke berichten) in.

· Wij bewaken de privacy van de leerlingen. Dit doen we door een afgesloten en beveiligde omgeving. Daarnaast worden foto’s en namen van kinderen alleen gebruikt

met toestemming van de ouders. Deze wordt jaarlijks schriftelijk bevestigd door de ouders.

Welke middelen hebben we hiervoor beschikbaar?

· Voor het plaatsen van berichten en het beheren van de groepen binnen Social Schools zorgt de school voor de benodigde apparatuur, in de vorm van een computer. De school vraagt de leerkracht een tablet-laptop van school te gebruiken voor het maken van foto’s en video’s.

· Daarnaast kan ook eigen apparatuur (bijv. smartphones) gebruikt worden. De foto’s/filmpjes mogen dan alleen gebruikt worden voor de oudercommunicatie. Foto’s die met dit doel gemaakt zijn en in de eigen fotobibliotheek en/of andere opslagmedia staan moeten na gebruik verwijderd worden van de eigen apparatuur.

Wat kunnen we plaatsen en waar moet dit aan voldoen?

· Berichten, foto’s en andere zaken mogen alleen op het portaal geplaatst worden indien daar geen andere personen mee gekwetst of op enig ander wijze door geschaad kunnen worden. Foto’s en ander beeldmateriaal van kinderen in zwemkleding of gymmend in hun ondergoed worden niet geplaatst op het portaal.

· Beeldmateriaal van individuele (herkenbare) leerlingen zal alleen gebruikt worden binnen de afgesloten omgeving van Social Schools, waarbij rekening gehouden zal worden met de al dan niet hiervoor verleende toestemming door de ouders.

· Het statement over de privacy wordt op de website geplaatst.

· In geval van bezwaar van het kind zelf tegen het plaatsen van een foto zal daar door de leerkracht rekening mee gehouden worden.

· Plaatsing van deze materialen op externe communicatiekanalen (bijv. de schoolwebsite) gebeurt alleen door de directie en kan alleen met toestemming van de ouders.

· De te plaatsen berichten en/of beeldmaterialen kunnen betrekking hebben op de dagelijkse belevenissen in de klas, de leerstof en andere inhoudelijke berichten vanuit de school, planning van activiteiten, inplannen van gesprekken, hulpvragen aan groepen ouders en aanvullende communicatie passend binnen deze lijn.

· Er komt geen vertrouwelijke informatie over leerlingen op het portaal.

· Berichten over de school met een algemeen informerend karakter worden geplaatst door of uit hoofde van de directie in de algemene schoolgroep.

· De frequentie van berichten is in beginsel maximaal 1 per dag, minimaal 2 per week per groep en-of leerkracht.

· Er worden geen berichten of andere uitingen geplaatst op het portaal vanuit een politieke of geloofsovertuiging, tenzij dit past binnen het lesprogramma.

· Ongepaste teksten, berichten of beeldmaterialen kunnen verwijderd worden door de beheerders van de groepen of de directie van de school.

· Het wordt gewaardeerd wanneer leerkrachten en ouders een persoonlijke profielfoto plaatsen om onderlinge contacten te vergemakkelijken.

· Huiswerk zal niet worden gedeeld met de ouders via het portaal, dat wordt rechtstreeks met de kinderen afgestemd.

 

 

Gedrag

· De wijze van communiceren binnen het portaal is positief, opbouwend en schoolgericht.

· Binnen het portaal worden geen negatieve berichten en/of anderszins schadelijke (beeld)materialen geplaatst die nadelig kunnen zijn voor individuele leerlingen en/of voor de school.

· Er wordt binnen het portaal met elkaar gecommuniceerd, niet over elkaar.

· Schelden, discrimineren, bedreigen en seksueel getinte communicatie en uitingen met een commercieel karakter zijn op geen enkele wijze geoorloofd binnen het portaal.

· Prestaties van individuele leerlingen worden alleen dan in de groepscommunicatie benadrukt wanneer deze school gerelateerd en voor iedereen bereikbaar zijn.

· De leerkrachten (en andere personeelsleden van de school) plaatsen berichten in het portaal vanuit hun rol als leerkracht van de school.

· In dit verlengde is het niet wenselijk dat leerkrachten bevriend zijn met kinderen en/of ouders op sociale media.

· Leerkrachten communiceren in het portaal binnen hun reguliere werktijden. Dit zal in beginsel buiten de lestijden zijn, met uitzondering van bijvoorbeeld excursies.

· In geval van vragen van ouders over het gebruik van het portaal is de leerkracht het aanspreekpunt. Voor de leerkrachten zelf is dit de ICT contactpersoon.

Borging en Handhaving

· De kennis van leerkrachten en overig personeel van de school over het portaal zal voldoende moeten zijn om er op adequate wijze mee te kunnen werken. Zij zullen daartoe worden opgeleid en begeleid. Eind november is het team begeleid getraind.

· De school zal alle betrokkenen op actieve wijze informeren over haar aanpak en beleid door middel van communicatie met en naar de ouders waarin de achtergronden, werkwijze en verwachtingen toegelicht zullen worden.

· De school zal daar waar nodig en mogelijk ouders begeleiden zodat zij ook deel kunnen nemen aan de communicatie binnen het portaal over de kinderen. Via de ouderavond in januari is ouders informatie gegeven.

· Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij elkaar actief aanspreken op het gedrag binnen het portaal wanneer daar aanleiding toe bestaat.

· Mocht een van de binnen deze beleidsafspraken vallende betrokkenen zich niet aan de gemaakte afspraken houden, dan zal de school passende maatregelen nemen. Hierbij zal in eerste instantie gezocht worden naar interne maatregelen.

· Berichten met een aanstootgevend karakter zullen door de beheerder van de groep worden verwijderd, nadat er voor het dossier een hard-copy van is gemaakt.

· De betreffend ouder wordt aangesproken op zijn gedrag door de leerkracht in overleg met de directie en ICT-contactpersoon van de school. Daarbij houdt de directie van de school de mogelijkheid open tot eventuele externe handhaving en/of juridische stappen, mocht de situatie daar aanleiding toe geven.